閲覧はできるけど写しをもらうのはNG。でも閲覧して手写しするのはOK

住民基本台帳の閲覧制度について担当の方に確認をしたり、非効率な部分を感じることがありましたので、インターン生に概要を伝え、まとめてもらいました。

住民基本台帳とは・・

住民基本台帳とは、氏名、生年月日、性別、住所などの住民の個人情報が記載されたものです。住民の利便を増進し、行政・事務処理の合理化のために、住民基本台帳法に基づき作成されます。

また、国及び都道府県の責務（住民基本台帳法第二条）として、住民に関する事務の処理のすべて住民基本台帳に基づいて行われるように規定されています。

補足ですが、各市町村が住民票をまとめたものを住民基本台帳と呼びます。

概要

1967年に制定された住民基本台帳法に基づき、住民基本台帳が編成されました。

以前、誰でも住民基本台帳を閲覧することができましたが、2006年11月1日以降、国又は地方公共団体の機関、条件を達した個人や法人が必要に応じて住民基本台帳の閲覧が可能となりました。

根拠法令

• 第十一条　国又は地方公共団体の機関は、法令で定める事務の遂行のために必要である場合には、市町村長に対し、当該市町村が備える住民基本台帳のうち第七条第一号から第三号まで及び第七号に掲げる事項（同号に掲げる事項については、住所とする。以下この項において同じ。）に係る部分の写し（第六条第三項の規定により磁気ディスクをもつて住民票を調製することにより住民基本台帳を作成している市町村にあつては、当該住民基本台帳に記録されている事項のうち第七条第一号から第三号まで及び第七号に掲げる事項を記載した書類。以下この条、次条及び第五十条において「住民基本台帳の一部の写し」という。）を当該国又は地方公共団体の機関の職員で当該国又は地方公共団体の機関が指定するものに閲覧させることを請求することができる。

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かみ砕くと、市町村が作成する住民基本台帳を「法令で定める事務の遂行」のために確認すべき場合、国や地方公共団体はそれを閲覧できるという内容であります。

• 第十一条の二　市町村長は、次に掲げる活動を行うために住民基本台帳の一部の写しを閲覧することが必要である旨の申出があり、かつ、当該申出を相当と認めるときは、当該申出を行う者（以下この条及び第五十条において「申出者」という。）が個人の場合にあつては当該申出者又はその指定する者に、当該申出者が法人（法人でない団体で代表者又は管理人の定めのあるものを含む。以下この条及び第十二条の三第四項において同じ。）の場合にあつては当該法人の役職員又は構成員（他の法人と共同して申出をする場合にあつては、当該他の法人の役職員又は構成員を含む。）で当該法人が指定するものに、その活動に必要な限度において、住民基本台帳の一部の写しを閲覧させることができる。
• 一　統計調査、世論調査、学術研究その他の調査研究のうち、総務大臣が定める基準に照らして公益性が高いと認められるものの実施
• 二　公共的団体が行う地域住民の福祉の向上に寄与する活動のうち、公益性が高いと認められるものの実施
• 三　営利以外の目的で行う居住関係の確認のうち、訴訟の提起その他特別の事情による居住関係の確認として市町村長が定めるものの実施

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二項では、政府機関ではなく個人や法人であっても、申し出理由が相当であれば閲覧することができると規定している。

手写しの非合理性

この法律について、閲覧は許可されているのに、写しを渡すことが許可されていないことに違和感を覚えます。

確かに個人情報なので取り扱いに注意しなければならないのはわかるのですが、コピーを渡すのと、一覧を見て手書きで写していくのとでは何が違うのか。

手写しすることで、人件費・労働力が余計にかかります。

国のある機関に個人情報を渡すことに対しての抵抗感があるという話もありますが、その機関の方は閲覧は可能ですので、毎年手写しして帰っていくということです。本当に個人情報を渡すことがダメなのであれば、渡すべきではないですし、閲覧をOKにしているくらいなら、コピーを渡してもいいのではと思うのですが、どのような議論を経てこういう取り決めになったのかはかなり気になるところです。